Easyconform KYC CTMS

Charte éthique, applicable à compter du 1er octobre 2020.

Charte éthique, applicable à compter du 1er octobre 2020.

Le métier de CTMS, et sa façon de l’exercer sont totalement indissociables des principes éthiques auxquels la société souscrit pleinement, et qu’elle souhaite voir appliquer dans chacune de ses actions, et dans ses relations professionnelles avec ses collaborateurs, ses clients et tous ses partenaires.

La présente charte a pour objectif de fixer les principes éthiques auxquelles CTMS s’engage.

La Charte éthique définit les principes et valeurs auxquels la société CTMS adhère et qui doivent guider chaque collaborateur dans l’exercice de ses responsabilités et de son métier. L’intégrité, la responsabilité sociétale, la loyauté, le respect de la personne, la transparence, la lutte contre la corruption sont les valeurs fondamentales de CTMS. La présente Charte éthique s’applique à tous les Collaborateurs de CTMS ci-après « les Collaborateurs » ainsi qu’à toutes les personnes auxquelles CTMS est associé tels que, ses clients, fournisseurs, conseils, consultants, sous-traitants, agents et autres intermédiaires représentant CTMS (les partenaires de CTMS). Les principes définis dans cette Charte incitent CTMS à conduire les affaires et à accomplir le travail de façon à maintenir et à renforcer la confiance des clients et parties prenantes. Chaque Collaborateur, quel que soit son niveau hiérarchique, se doit d’appliquer, en fonction des limites de ses propres responsabilités, les règles énoncées ci-après qui s’inscrivent dans le cadre d’une exécution loyale et de bonne foi de son contrat de travail et de veiller à ce que celles-ci soient également appliquées au sein de son équipe ou par les personnes qui sont sous sa responsabilité. Les Collaborateurs ne respectant pas les lois ou réglementations applicables, ou les principes de cette Charte, s’exposent à des mesures disciplinaires conformément dispositions légales. Chaque partenaire, se doit d’appliquer, en fonction des limites de ses propres responsabilités contractuelles, les règles énoncées ci-après qui s’inscrivent dans le cadre d’une exécution loyale et de bonne foi de son contrat et de veiller à ce que celles-ci soient également appliquées par les personnes qui sont sous sa responsabilité, dans son entreprise ou avec ses propres partenaires.

1. CONFORMITE A LA LEGISLATION

CTMS s’engage à respecter les lois et réglementations dans chaque pays où il exerce son activité.

Le respect de la Loi constitue une valeur incontournable. Il est de la responsabilité de tous les Collaborateurs de connaître et respecter pleinement les lois et réglementations applicables, ainsi que les diverses politiques et directives établies par CTMS dans ses divers domaines d’activité.

Tous les Collaborateurs de CTMS sont tenus de s’informer des dispositions en vigueur dans CTMS concernant leur domaine de responsabilité, de les observer et de consulter, en cas de doute et de besoin, les services compétents pour obtenir des informations complémentaires et des conseils.

La gestion des ressources humaines, l’animation des Collaborateurs, ainsi que les relations entre les Collaborateurs,sontfondéessurles principes de confiance et de respectmutuels, avec le souci de traiter chacun avec dignité.

CTMS applique une politique de ressources humaines équitable et conforme aux lois. Il s’interdit notamment toute discrimination. Toute pression, poursuite ou harcèlement à caractère moral ou sexuel est interdit(e). Chaque Collaborateur a droit au respect de sa vie privée notamment au travers de la réglementation relative aux données informatiques.

Assurer et renforcer la sécurité des Collaborateurs dans l’exercice de leurs activités est une préoccupation permanente.

CTMS veille au respect des règles de la concurrence afin que celle-ci soit loyale et équitable.

CTMS refuse toutes les pratiques concurrentielles et commerciales déloyales, notamment toute entente avec les concurrents ou toute pratique concertée concernant notamment les conditions financières, la répartition de marchés ou de clients.

Ainsi, les conditions financières sont fixées en toute indépendance, nos concurrents et clients doivent prendre leurs décisions en toute liberté.

CTMS entretient avec toutes ses parties prenantes et, en particulier, avec ses clients, ses fournisseurs et autres partenaires commerciaux, des relations empreintes d’honnêteté et d’équité.

En conséquence, CTMS s’oblige à honorer ses engagements contractuels et à ses accords commerciaux. Les Collaborateurs doivent veiller à agir avec professionnalisme, intégrité et équité afin d’encourager les clients à faire appel aux services de CTMS.

L’action commerciale, en France comme à l’international, s’exerce dans le respect de la règlementation locale, que tout Collaborateur s’applique à connaître. Notamment, CTMS respecte lesrèglesspécifiques qui régissent les marchés privés et publics, quel que soit le pays où il exerce ses activités.

CTMS s’emploie à sélectionner ses fournisseurs et prestataires sur la base de critères de qualité, de performance, de coût et d’adéquation à ses besoins. CTMS attend de ses partenaires un engagement équivalant en termes de respect des droits de l’homme, de loyauté des pratiques de vente et de marketing, de protection des informations confidentielles et de la propriété intellectuelle, de lutte contre la corruption et plus largement, d’éthique des affaires.

Il incombe à chaque Collaborateur de sélectionner ses partenaires sur une baseobjective, sans favoritisme ni discrimination, en appliquant un processus de sélection rigoureux.

Il peut être nécessaire de faire appel à des partenaires commerciaux externes (apporteurs d’affaires, sous-traitants) dans le cadre d’une prestation de services. Tout Collaborateur recourant à un partenaire commercial doit s’assurer que les vérifications appropriées sont mises en œuvre et que le partenaire commercials’est engagé à se conformer aux exigences de cette Charte avant de conclure une relation d’affaires avec lui.

Lesservicesfournispar CTMS respectentlesnormes établies enmatièredequalité, de santé, de sécurité et d’environnement sur ses propres sites et ceux de ses clients.

CTMS s’attache à lutter contre les faits de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics, de favoritisme ou de tout autre manquement à la probité dans les pays dans lesquels il exerce ses activités.

Il applique les lois nationales et internationales relatives à la lutte contre la corruption dans tous les pays où CTMS intervient.

La politique anti-corruption de CTMS concerne les actions et comportements des Collaborateurs au quotidien notamment pour ce qui est relatif aux points suivants, sans que cela soit limitatif : les cadeaux et invitations, les relations avec les agents publics, les relations avec les fournisseurs, clients, et partenaires.

Il y a conflit d’intérêts lorsque, par exemple, un Collaborateur est en position d’influer sur une décision de CTMS susceptible de lui conférer un avantage personnel ou de favoriser un ami, un parent ou un proche.

Les décisions commerciales de CTMS sont prises de manière objective, sans aucune considération personnelle. Toute activité ou mission des Collaborateurs et des organes de gouvernance de CTMS (Direction générale, comité de direction,) allant à l’encontre des intérêts de CTMS sont proscrites.

Les activités annexes d’un Collaborateur pour le compte d’entreprises d’un concurrent, d’un client, d’un partenaire ou d’un fournisseur ainsi que les participationsfinancières dans de telles entreprises doivent être communiquées au supérieur hiérarchique qui obtiendra la permission éventuelle de la direction générale.

Les Collaborateurs de CTMS doivent identifier les risques de conflit d’intérêts, les révéler auprès de leur supérieur hiérarchique et agir, en toutes circonstances, au mieux des intérêts de CTMS.

CTMS attend de ses Collaborateurs qu’ils gèrent, de manière responsable, le patrimoine de CTMS et qu’ils prennent des décisions sur la base d’analyses risques-avantages transparentes.

Les actifs comprennent notamment les brevets, les marques, les savoir-faire, les listes de clients, des soustraitants ou fournisseurs, les informations sur les marchés, les pratiques techniques ou commerciales, les offres commerciales et études techniques, et plus généralement toutes les données ou informations auxquelles les Collaborateurs ont accès dans l’exercice de leurs fonctions.

L’intégrité des partenaires commerciaux de CTMS, entre autres, doit donc faire l’objet d’une vérification selon les règles et usages en la matière. Les Collaborateurs ne sont pas autorisés à utiliser les actifs de CTMS à des fins personnelles, illégales ou illicites. Ne sont pas concernées les matériels mis à leur
disposition dans le cadre de leur fonction.

De même le nom de CTMS ne peut être utilisé par un Collaborateur à des fins personnelles notamment sur les réseaux sociaux ou sur Internet. Il ne peut en aucun cas parler au nom et pour le compte de CTMS s’il n’y a pas été expressément autorisé par la Direction Générale.

CTMS s’efforce de faire respecter, dans CTMS et dans l’exécution de ses contrats, la confidentialité dans l’usage des données, des informations, du savoir-faire, des droits de propriété intellectuelle et industrielle et des secrets d’affaires, en lien avec ses activités.

Tous les Collaborateurs sont tenus de conserver pour eux seuls les informations confidentielles relatives à CTMS, ses clients, ses fournisseurs et ses Collaborateurs. Cette obligation subsiste à leur départ de CTMS.

Toutes les informations confidentielles doivent être gardées et rester confidentielles, sauf si elles ont fait l’objet d’une diffusion publique autorisée, leur divulgation non autorisée pouvant porter préjudice à CTMS.

Chaque collaborateur doit s’assurer que toute information, qui ne serait pas publique, reste strictement confidentielle. Cette obligation de confidentialité couvre non seulement les informations relatives à la Société.

Chaque Collaborateur doit respecter la clause de confidentialité qui est incluse dans son contrat de travail, et plus généralement une obligation de confidentialité générale sur toutes les informations traitées ou acquises au cours de l’exécution de leur contrat de travail.

Chaque collaborateur est tenu de respecter la réglementation RGPD sur les données personnelles concernant notamment les informations de l’entreprise et celles des Clients qui sont traitées par CTMS pour leur compte. Chaque collaborateur a pris connaissance de la politique RGPD de l’entreprise, qui lui est rappelée dans son contrat de travail.

Les Collaborateurs de CTMS doivent se conformer à la Charte Informatique et à la politique interne en matière de sécurité des systèmes informatiques en vigueur au sein de CTMS.

L’informatique, à savoir le matériel, les logiciels, les réseaux et les informations qui y sont contenues, constitue un actif essentiel de CTMS et doit être utilisée de façon responsable et uniquement à des fins légitimes.

CTMS s’engage à fournir une information exacte, transparente et régulière. La sincérité des comptes permet à CTMS de fonder ses décisions sur des informations exhaustives, précises et fiables.

CTMS produit des comptes réguliers et sincères donnant une image fidèle de sa situation financière. L’établissement de ces documents est conforme aux principes comptables avec des écrituresjustifiées par des pièces appropriées émises par des parties de bonne foi.

Tous les documents sont conservés conformément aux lois applicables et aux politiques de CTMS.

Toute communication avec les tiers (c’est-à-dire tous les interlocuteurs extérieurs, publics ou privés) doit être exacte et conforme aux obligations réglementaires et légales.

Seules la Direction Générale et/ou les personnes spécifiquement mandatées par elle, peuvent répondre aux demandes d’informations des personnes extérieures de tout domaine (journaliste, médias, autorité réglementaire, autorités publiques etc.)

Il est strictement interdit aux Collaborateurs de créer des pages ou comptes au nom de CTMS sur Internet, d’utiliser les logos de CTMS et de parler au nom et pour le compte de CTMS sans en avoir été expressément autorisé par la Direction générale.

CTMS garantit des conditions de travail adéquates à ses Collaborateurs, y compris en matière de santé et de sécurité.

CTMS garantit à ses Collaborateurs et à ses parties prenantes un environnement de travail qui exclut toute discrimination fondée notamment sur le sexe, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique ou la religion, la qualité de représentant du personnel, l’exercice d’un mandat syndical, les opinions politiques, le handicap, l’âge et tous autres comportements physiques, verbaux ou visuels offensants. Toute forme de harcèlement est prohibée et sanctionnée conformément aux législations nationales en vigueur.

CTMS entend traiter tous ses Collaborateurs avec respect et équité et promouvoir l’égalité des chances dans tous les aspects de l’emploi. Chaque Collaborateur doit donc respecter la sécurité, les droits et les opinions de ses collègues ainsi que leurs particularités culturelles ou spécifiques.

CTMS n’a recours à aucune forme de travail forcé. En conformité avec les conventions internationales, il s’interdit le travail des enfants. CTMS propose à ses Collaborateurs des opportunités de formation qui sont spécialement adaptées à leur domaine d’activités.

CTMS respecte la vie privée de ses Collaborateurs et protège leurs données personnelles.

CTMS mène une politique active enmatière de handicap en encourageant notamment l’emploi et l’intégration des salariés en situation de handicap et en accompagnant les personnes en cas de survenance d’un handicap au cours de la vie professionnelle.

Dans les limites de son activité, CTMS s’engage à préserver les ressources naturelles et énergétiques, réduire la production de déchets et à lutter contre le changement climatique. Cela implique nécessairement le respect des dispositions légales en vigueur en matière de protection de l’environnement.

Tous les Collaborateurs de CTMS sont tenus de se comporter conformément à la présente Charte éthique.

Chaque Collaborateur pourra s’adresser à la Direction Générale pour toute interrogation portant sur la présente Charte.

Il revient à chaque Collaborateur de communiquer sans délai toute infraction légale ou tout manquement aux règles de CTMS porté à sa connaissance. Ces communications doivent être de bonne foi et correctement documentées. Les auteurs de ces communications ne feront l’objet d’aucune mesure de représailles ou menace, ni d’aucun harcèlement et leur identité sera tenue secrète dans les limites autorisées par la loi.

Les partenaires et ses clients de CTMS seront informés de cette Charte éthique. Ils devront se comporter, eux aussi, de manière équitable, intègre et loyale selon les principes décrits.

CTMS encourage ses Collaborateurs à exprimer leurs points de vue, à défendre leurs opinions et à signaler les comportements ou requêtes inacceptables. La voie normale pour évoquer de tellespréoccupations estla hiérarchie directe.

Tout Collaborateur qui considèrerait qu’une information vers son responsable hiérarchique peut présenter des difficultés ou ne pourrait pas donner lieu au suivi approprié a la possibilité de saisir la Direction Générale de CTMS.

L’éventuelle personne mise en cause sera informée de la nature des allégations la concernant mais ne sera pas informée de l’identité de l’auteur du signalement. L’information peut ne pas être immédiate s’il s’avère nécessaire, par exemple, de vérifier les faits, de préserver les preuves ou de saisir les autorités compétentes.

Les différents principes de cette Charte éthique sont contraignants dansla mesure où leur nonrespect est passible de sanctions disciplinaires conformément à la législation locale et aux conventions collectives applicables, indépendamment d’éventuelles poursuites judiciaires qui pourraient être engagées au regard des infractions constatées. Des directives comportant des instructions détaillées peuvent être élaborées en cas de besoin.

La présente Charte éthique est opposable aux Collaborateurs de CTMS. Elle est susceptible d’être modifiée afin de s’adapter aux évolutions notamment réglementaires.

Fait à Lyon, Le 1er septembre 2020.

Pour entrée en vigueur le 1er Octobre 2020.

Christophe Dolbeau,
Directeur Général